Foire aux questions : Conseil de la vie sociale et autres formes de participation dans les établissements et services sociaux et médico sociaux

Publié le Mis à jour le 01/12/2023 | Temps de lecture : 13 minutes

Foire aux questions : Conseil de la vie sociale et autres formes de participation dans les établissements et services sociaux et médico sociaux

Le conseil de la vie sociale (CVS) est une instance d’expression, obligatoire pour les établissements destinés aux personnes âgées, aux
personnes en situation de handicap et pour les établissements et services d’aide au travail (ESAT). Elle permet aux usagers et à leurs familles d'échanger sur leurs conditions de vie, de soins et d’hébergement. Les autres établissements et services sociaux et médico sociaux n'ont pas l'obligation de mettre en place un CVS mais doivent proposer des formes de participation des usagers.

Il est proposé aux établissements et services concernés de procéder au renouvellement des conseils de la vie sociale (CVS) selon les termes du décret du 25 avril 2022 , à l’issue des mandats en cours. La foire aux questions ci-dessous délivre les principales informations à retenir sur ces instances.

Qu’est-ce que le conseil de la vie sociale (CVS) ?

Le conseil de la vie sociale est une instance consultative autonome. C’est un lieu d’expression qui permet aux usagers, aux résidents et à leurs familles de communiquer et d’échanger sur l’ensemble de leurs conditions de vie, de soins et d’hébergement…

Le CVS :

  • est obligatoire pour les établissements destinés aux personnes âgées, aux personnes en situation de handicap et pour les établissements et services d’aide au travail (ESAT)  ainsi que certains établissements de protection de l’enfance (accueillant des enfants de plus de 11 ans) ;
  • il n’y a pas d’obligation pour tous les autres établissements et services sociaux et médico-sociaux (établissements pour les enfants et les jeunes, les établissements d’hébergement, d’addictologie, les services à domicile ou de mandataires judiciaires à la protection des majeurs, etc.), mais ces établissements et services doivent mettre en place d’autres formes de participation.

Le CVS est indépendant de la direction à l’exception de la logistique (organisation des élections, envoi des comptes rendus, etc.).

Quelles sont ses missions et ses compétences ?

Le CVS donne son avis et propose des solutions d’amélioration du quotidien des personnes et du fonctionnement de l’établissement ou des services, et notamment sur :

  • l’organisation intérieure et la vie quotidienne ;
  • les activités et l’animation socio-culturelle ;
  • les services thérapeutiques ;
  • l’utilisation des locaux collectifs, les chambres et leur entretien ;
  • la nature et le prix des services rendus ;
  • les mesures prises pour favoriser les relations entre les usagers, les résidents et le personnel ;
  • les relogements ;
  • etc.

Il est obligatoirement consulté sur le règlement de fonctionnement de l’établissement et du conseil de la vie sociale, le projet d’établissement et la démarche qualité (article D311-15).

Quelles sont les nouvelles obligations/possibilités ?

Pour mémoire, la refonte du décret relatif au CVS fait suite aux mesures prises dans les établissements pendant la crise sanitaire avec une volonté politique de donner davantage la parole aux personnes et à leurs proches, toutes les modifications proposées doivent favoriser la mise en place des CVS.

Ainsi, la plupart des dispositions sont renvoyées au règlement intérieur qui est défini au niveau de l’établissement (ou du groupement d’établissement). Cela implique donc une concertation étroite entre les parties concernées : direction d’établissement, représentants des personnes accompagnées (directs ou indirects) et les représentants des salariés ou des agents.

Qui peut siéger au sein des CVS ?

En priorité, les membres du CVS sont, selon l’article 311-5, les représentants des personnes accompagnées, du personnel de l’établissement et de la direction de l’organisme gestionnaire, ce qui constitue un socle de quatre membres.

Or, le texte prévoit également, dans cet article et dans l’article 311-17, que pour pouvoir réunir valablement le CVS, la représentation des personnes accompagnées doit être supérieure à la moitié. Cela implique qu’il faut, a minima, élire un représentant parmi les possibilités suivantes :

  • un représentant de groupement des personnes accompagnées de la catégorie concernée d’établissements ou de services au sens du I de l’article L. 312-1 ;
  • un représentant des familles ou des proches aidants ;
  • un représentant des représentants légaux (réservés aux mineurs) et/ou représentant des personnes chargées d’une mesure de protection juridique avec représentation.

Afin de tenir compte de la diversité des publics accompagnés au sein des établissements et de leurs spécificités, le décret permet d’élire d’autres représentants. Il s’agit d’élargir la représentation pour assurer la tenue des séances des CVS. 

Il conviendra de veiller à l’équilibre de la représentation entre les représentants de l’organisme et ceux des personnes accompagnées.

Ainsi, la composition du CVS doit laisser une représentation majoritaire aux personnes accompagnées et à leurs proches. La représentation des groupements de personne ne doit pas se substituer aux personnes directement concernées.

Parmi les professionnels de l'établissement, qui peut siéger ?

Le décret a maintenu la représentation des professionnels au sein du CVS, que l’établissement soit public ou privé. Cette représentation est à distinguer de la représentation prévue par le Code du travail ou de la fonction publique pour le dialogue social. C’est pourquoi le terme professionnel a été préféré au terme du personnel.

Ainsi, tous les professionnels sont éligibles y compris les professionnels psycho-sociaux lorsqu’ils sont recrutés par l’établissement qu’ils soient à temps complet, à temps partiel ou pour des CDD longs, etc.

Ces représentants doivent avant tout être volontaires et intéressés par les questions de participation.

Qui de la représentation des médecins et de l'équipe médico-soignante peut siéger ?

En effet, le décret a introduit la représentation du médecin coordonnateur ou de l’équipe soignante pour les établissements concernés car il convient de rappeler que sont concernés par ce décret les établissements sociaux et médico-sociaux donc potentiellement des établissements qui ne disposent pas de telles équipes (les ESAT notamment).

Initialement, l’idée était de viser exclusivement les médecins coordonnateurs mais face aux difficultés liées au recrutement de médecins au sein des structures et de leur disponibilité, il a été proposé d’élargir à l’ensemble des professionnels de santé et donc les auxiliaires médicaux : aides-soignants, auxiliaires de puériculture, ambulanciers, assistant dentaires, infirmiers, masseurs-kinésithérapeutes, pédicures-podologues, ergothérapeutes, psychomotriciens, orthophonistes, diététiciens…

En effet, les modalités de désignation n’ont pas été définies pour cette catégorie de représentants toujours pour tenir compte des effectifs présents et de leur disponibilité.

Que signifie la nature de l'établissement ?

Le décret s’applique à un spectre très large d’établissements et de services sociaux et médico-sociaux. Même si le périmètre de l’obligation reste le même, il a fallu tenir compte des spécificités propres à chaque secteur.

Aussi, la composition des CVS doit s’adapter aux spécificités des personnes accompagnées en termes de capacité d’expression, de disponibilité, etc. Elle doit également s’adapter à l’entourage des personnes accompagnées.

Potentiellement, tous les établissements pour personnes âgées et personnes en situation de handicap sont donc concernés en accord avec les parties prenantes. Par exemple, les associations de bénévoles doivent réellement agir dans la structure et être connue des résidents et de leurs proches. Et le CVS ne peut pas être installé sans représentants des personnes accompagnées et/ou leurs familles et proches.

Qui est compétent pour décider si la nature de l’établissement justifie ou pas de la présence des familles ?

L’article D.311-5, II précise que : « Si la nature de l'établissement ou du service le justifie, il comprend également : […] 2° Un représentant des familles ou des proches aidants des personnes accompagnées ; […] »

En cas de difficultés pour déterminer si la nature de l’établissement ou du service le justifie, en première intention, ce sont les personnes accompagnées qui déterminent si elles souhaitent ou non élargir la représentation. En effet, les personnes accompagnées ne sont pas toujours en capacité de faire valoir leur point de vue. Il convient donc de prévoir une représentation par des tiers sans que celle-ci soit exclusive.

Les familles, si elles le souhaitent, doivent pouvoir siéger mais dans le même temps, il n’y a plus de blocage si les familles ne peuvent pas être présentes lors d’une des séances du CVS.

Cependant, il faut que des représentants des familles soient élus. 

Que signifie la notion de groupement de personnes accompagnées ?

Cette notion a été retenue pour élargir la représentation au-delà des seules associations de type loi 1901 et prendre en compte d’autres formes de regroupement tels que les collectifs, un groupement membre du CDCA ou par exemple, lorsqu’il est implanté dans le territoire, un représentant d’un inter-CVS, etc.

Cette disposition permet également aux représentants des familles dont le proche serait décédé de poursuivre leur engagement au sein du CVS dans le cadre d’un collectif constitué autour de l’établissement.

Cela permettra notamment à des représentants des proches de pouvoir poursuivre leur mandat y compris après le décès de leur proche dès lors qu’ils se constitueront en groupe libre.

Faut-il que l’association soit agréée pour siéger au CVS ?

Ce n'est pas nécessaire car il n’existe pas de procédure d’agrément dans le champ des établissements et services médico-sociaux qui peuvent dépendre d’autorités différentes et d’une ou plusieurs autorités.

À quoi correspond la notion de représentant légal ?

La notion de représentant légal ne s’applique qu’aux personnes mineurs. Pour les majeurs bénéficiant d’une mesure de protection, cette notion a été supprimée et remplacée par la mention « personne chargées d’une mesure de protection juridique avec représentation » et cela ne s’applique que pour les mesures de tutelle. Les personnes sous curatelle, renforcée ou non, conserve leur pouvoir de représentation.

Est-ce que le CVS est ouvert sur l’extérieur ?

C’est une autre des principales modifications du décret. En effet, le CVS est davantage ouvert sur l’extérieur que ce soit dans sa composition (introduction de la représentation des groupements de personnes accompagnées) ou dans la possibilité d’associer des personnes extérieurs telles que des représentants du conseil départemental, des autorités compétentes pour délivrer l’autorisation, du conseil départemental de la citoyenneté et de l’autonomie, une personne qualifiée ou encore le représentant du Défenseur des droits. À noter que les élus des communes et des EPCI pouvaient déjà être invités aux CVS.

Toutefois, cette ouverture constitue une possibilité qui doit tenir compte du souhait des membres du CVS qui peuvent refuser cette participation en tant que de besoin.

Un siège commun est-il envisageable pour les représentants des bénévoles et des associations ?

Cette solution peut en effet être envisagée dans le cas où les bénévoles qui interviennent déjà dans les structures font parties d’associations. Ce point devra faire l’objet d’un consensus au niveau des structures concernées (établissements ou groupement d’établissements dans le cas d’un CVS commun).

Un siège commun est-il envisageable pour les élus de la commune ou du groupement de coopération intercommunal et les élus du conseil départemental ?

Les personnes mentionnées à l’article 311-18, dont les élus, ont la possibilité d’assister aux CVS mais elles n’en sont pas membres. Il est donc en effet préférable de limiter l’assistance des personnes extérieures aux réunions du CVS pour garantir la qualité des échanges.

Qui peut être le représentant de l'équipe bénévole ?

Le représentant de l’équipe de bénévoles intervenant dans l’établissement constituée en association ou non doit pouvoir présenter des garanties d’engagement au sein de l’établissement en termes de temps d’intervention, d’adhésion aux valeurs contenues dans le projet d’établissement et de bienveillance à l’égard des personnes accompagnées.

Quand peut siéger le CVS ?

Le CVS peut siéger dès lors que sont élus des représentants des personnes accompagnées et/ou des représentants des familles et des représentants légaux (pour les mineurs). Sans quoi, il est nécessaire d’établir un constat de carence qui autorise l’établissement à ne pas mettre en place le CVS. Ce constat est dressé par le directeur, son représentant ou le représentant qualifié de l'organisme gestionnaire. Il peut être transmis aux autorités compétentes. 

Qui définit l’ordre du jour ?

Selon les dispositions de l’article 311-16 qui sont inchangées, l’ordre du jour est fixé par la présidence du CVS et la direction de l’établissement (ou du service).

Combien de fois doit se réunir le CVS ?

Le texte prévoit un minima de 3 séances par an. Mais, pour faire vivre la démocratie et la participation, il est possible d’organiser plus de séances compte tenu, là encore, du souhait des personnes accompagnées et de la disponibilité des membres du CVS.

Comment se prépare un CVS ?

Une réunion de CVS se prépare en amont. Ainsi, il est recommandé que pour que les élus des personnes accompagnées, des familles et des proches aidants puissent rapporter la parole des membres de leurs collèges, ils puissent les contacter en amont et en aval des réunions.

Pour cela, il est recommandé de prévoir, avec l’accord des élus et des proches, des modalités de contact à double sens et de les faire paraître dans le livret d’accueil. Les réunions de préparation prendront diverses formes selon les établissements et leur public.

Est-ce qu’il y a une notion de quorum ?

La notion de quorum était considérée comme bloquante pour bon nombre d’acteurs et elle a donc été supprimée. Toutefois, l’article 311-5 du décret maintient la disposition suivante :

Le nombre des représentants des personnes accueillies, d'une part, et de leur famille ou de leurs représentants légaux, d'autre part, doit être supérieur à la moitié du nombre total des membres du conseil.

C’est dont la représentation des personnes accompagnées qui détermine la composition du CVS. Par exemple, si le CVS est composé de deux représentants des résidents, d’un représentant des familles, alors la représentation de l’établissement sera limitée à deux sièges. La direction peut assister aux échanges sans droit de vote.

Par ailleurs, les notions de titulaires et de suppléants ont été supprimées dans le texte mais elles pourront, si nécessaire, être introduites dans le règlement intérieur.

Enfin, le nombre de membres du CVS est à déterminer en fonction de la situation des établissements.

À quoi sert le règlement intérieur ?

C’est une des principales modifications du décret. En effet, le règlement intérieur est devenu le document fondamental en vue de la mise en œuvre des CVS, c’est ce document qui détermine la composition et le fonctionnement de l’instance. C’est également le règlement intérieur qui précisera les modalités de renouvellement des membres du CVS.

S’il s’agit d’une création, il sera nécessaire d’organiser une concertation avec les acteurs pour préciser si les membres sont désignés ou élus ou a minima, il faudra lancer un appel à candidatures soit en organisant une réunion collective, soit par une campagne d’affichage, soit par courrier-courriel ou plusieurs de ces propositions combinées. Le règlement intérieur sera donc établi lors de la première réunion du CVS avec les membres qui auront été désignés ou élus.

Une fois institué le CVS, l’instance est définitivement installée.

Est-ce que le règlement intérieur est obligatoire ?

Son caractère est en effet obligatoire et indispensable car c’est ce règlement intérieur qui définit le fonctionnement de l’instance. Lors du renouvellement d’un CVS, il convient de reprendre le précédent règlement intérieur qui reste en cours et de l’adapter au contexte du moment.

Il peut être souhaitable qu’il soit élaboré dans un esprit de dialogue avec la direction ce qui est un gage du bon fonctionnement démocratique de l’instance. 

Qui est le président et quel est son rôle ? Peut-il avoir un suppléant ?

Dans la mesure du possible, le président est prioritairement une personne accompagnée

Il est chargé, en lien avec l’établissement qui doit mettre des moyens à sa disposition et entre autre 

  • d’établir l’ordre du jour du CVS ;
  • présenter le rapport annuel d’activité du CVS ;
  • d’orienter en tant que de besoin les personnes ayant formulé une plainte ou une réclamation vers des dispositifs de médiation.

Or, il convient aussi de tenir compte comme cela est indiqué dans le texte de la nature de l’établissement et des capacités des personnes accompagnées. 

Pour cela, il peut être proposé de désigner soit un binôme soit un suppléant pour assister le président dans sa fonction prioritairement parmi les proches ou une personne qu’il ou elle aurait choisi. 

Enfin, toujours pour faciliter le mandat du président, il peut être utile de prévoir un secrétaire de réunion pris parmi les collèges de résidents ou des familles et proches aidants.
 

Quelle est la différence entre « Instance compétente » et « autorité compétente » ?

L’instance compétente mentionnée au articles 311-20, 311-25 et 311-27 sont les organes de délibération des organismes gestionnaires d’établissements et de services dans le cas où l’option retenue est celle d’un CVS commun à plusieurs structures. Cette instance peut être le conseil d’administration ou le conseil de surveillance ou toute personne qui aurait reçu délégation pour représenter cette instance.

L’autorité compétente mentionnée aux articles 311-4, 311-18, 311-20 et 311-27, est l’autorité qui a délivré l’autorisation d’exercer aux établissements et services de l’article L312-1 du Code de l’action sociale et des familles. Ces autorités peuvent être le préfet, le président du conseil départemental, la direction de l’agence régionale de santé, de la protection judiciaire de la jeunesse. Les autorisations peuvent dans certains cas être conjointes. 

Au 2° de l’article D311-15, il est introduit la possibilité pour les présidents de solliciter des dispositifs de médiation, quelles sont les possibilités existantes ?

À ce jour, il existe quatre dispositifs auxquels peut recourir le président du CVS :

  • le médiateur à la consommation ;
  • le médiateur familial ;
  • le Défenseur des droits ;
  • la personne qualifiée prévue à l’article L311-5 du CASF.

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